英文メールで添付資料を送るときに、「添付ファイルをご覧ください」の意味で“Please find attached”や“Please see attached”を使っているビジネスパーソンは多いと思いますが、クライアントやお客様相手に送るメールで使ってしまうと、配慮に欠けた失礼な表現に聞こえてしまうことがあります。そこで今回は、状況やメールを送る相手に合わせて使い分ける「～を添付いたします」の英語表現をご紹介します。

メールで添付資料を表すフレーズは、送信する相手に合わせて変えましょう

メールがまだ普及してなかった頃は、送信先の相手にファイルが添付されていることを知らせる必要があったため、「添付ファイルをご覧ください」を意味する“Please find attached”や”Please see attached”などの表現が使われていました。これらの表現は、同僚などに端的に添付資料を送ることを伝える場合は有効ですが、そうでない場合は唐突に聞こえてしまったり、配慮の欠けた表現だと思われることがあります。また、文章のトーンやマナーを崩してしまうこともあるため、最近ではクライアントやお客様に対して添付資料を送る場合はあまり使われなくなっています。
ビジネスメールでは、お客様やクライアントにとって読みやすい文章を構成する必要があり、たとえ文頭に相手を気遣う挨拶文を書いていても、唐突に“Please find attached”や”Please see attached”などの表現を使ってしまうと文章がまとまっているようには見えません。そのため、文章の流れをより自然にするために、「添付」との関係性が分かるフレーズを使ってメールを書くようにするといいでしょう。

1) Here is ____
→「こちらが～」

“Here is”は、事前に添付資料を送る約束をした場合に良く使われます。例えば、“Here is the file that you requested in this morning’s meeting.”は「今朝のミーティングでお約束した資料です」を意味し、添付の内容をお互いに分かっている状況で使われます。

2) I’ve attached ____
→「〜を添付します」

“I’ve attached〜”は挨拶文の後などに、添付した内容を添える場合に使われます。例えば、「本日はお時間ありがとうございました。先ほどのプレゼンのスライドを添付いたします。ご不明な点はお気軽にご連絡ください。」は、“Thank you for meeting with me today. I’ve attached the presentation slides. Please feel free to ask me any questions.”となります。

3) I’m sharing ____
→「～を共有します」

“I’m sharing〜”は複数の同僚などに資料を送る場合に使います。フレンドリーな言い回しなので、上司や取引先とのメールでは不自然になります。例えば、「プレゼン資料を共有します」は”I’m sharing the presentation slides.”となります。

4) Could you review the attached ____?
→「～の添付ファイルをご確認いただけますか？」

この表現は、添付ファイルを確認してもらいたい時に使います。確認が必要だったり、署名が必要な場合に“review”を使用します。 例えば、「添付の契約書をご確認いただけますか？」は“Could you kindly review the attached contract?”になります。

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