先日の記事「英語で電話に出るときの対応の仕方（ビジネスシーン）」に続いて、今回は自分から電話をかける場合に知っておくべき英語表現についてご紹介しようと思います。

最初の挨拶（自分の名前と会社名を伝える）

電話をかけるときに交わす挨拶の仕方は日本とほとんど同じですが、最初に述べる内容の順番が異なります。日本語の場合は、まず会社名を伝えてから自分の名前を名乗りますが、英語の場合は自分の名前を名乗ってから会社名を伝えます。例えば「Hapa英会話のジュンと申します」を英語にすると「Hello. This is Jun from Hapa Eikaiwa.」となります。「This is Jun」の代わりに「My name is Jun」と言ってもOKです。

いきなり名前と会社名を述べてもいのですが、まずは「Hello」もしくは「Hi」と挨拶するほうが印象が良いです。朝であれば「Good morning」、お昼過ぎであれば「Good afternoon」と言ってもOKです。日本語では「Hapa英会話のジュンです。いつもお世話になっております。」のように挨拶をすることが一般的だと思いますが、英語では「Hello」や「Good morning」が「いつもお世話になっております」の役割を果たします。

基本的に面識のある相手であればファーストネームだけでもOKですが、面識のない人や大企業に電話をかける場合は、ファーストネームとラストネーム両方を述べたほうが無難でしょう。例えば、私の場合「Hello, this is Jun Senesac from Hapa Eikaiwa.」のように言います。

他にも挨拶の仕方は色々ありますが、下記のパターンさえ覚えておけば問題ないでしょう。ちなみに、自社に電話する時にもこのパターンを使うことができます。例えば「マーケティング部のジュンです」であれば「Hello. This is Jun from the marketing department.」のように from の後の会社名を部署名に置き換えるだけです。

「Hello, this is (自分の名前) from (会社名/部署名).」

「Hi, my name is (自分の名前) from (会社名/部署名).」

担当者に取り次いでもらう

次は自分が話たい担当者に取り次いでもらいたい時に使える表現をいくつかします。ここで紹介する表現以外にも使える言い回しはたくさんありますが、次の3パターンを覚えておくことをオススメします。

[ Formal ]

May I speak to (person’s name), please?

[ Semi-formal ]

I’d like to speak to (person’s name), please.

[ Casual ]

Is (person’s name) available?

「May I speak to ~, please?」が最もフォーマルな聞き方で、日本語の「〜さんはいらっしゃいますか？」に相当する言い方です。「I’d like to speak to ~, please?」は「〜さんをお願いしたいのですが」に相当する表現の仕方で、ややフォーマルな響きがあります。最もカジュアルな言い方が「Is ~ available?」で、この表現は基本的に面識のある人、または社内に電話をかける時に使われます。また「Is Steve in?」や「Is Joe there?」のように available の代わりに in や there が使われることもよくあります。面識のない相手にこの表現を使うと、失礼な印象を与えてしまう可能性があるので気をつけましょう。

その他にも「May I speak to the manager, please?（マネージャーさんはいらっしいますか？）」や「I’d like to speak to the person in charge of sales.（セールス担当の方をお願いしたいのですが）」のように表現することもできます。speak to の後は職名や担当名、または人の名前を続けます。

英語で電話をかける時のポイントは、上で紹介した挨拶フレーズと取り次ぎのお願いの表現を合わせて使うことです。例えば「Hapa英会話のジュンです。マイク・ブラウンさんはいらっしゃいますか？」は「Hello, this is Jun from Hapa Eikaiwa. May I speak to Mike Brown, please?」のように言えばバッチリです。

用件を伝える

電話で用件を伝えるときは簡潔に言うのがベストです。用件の伝え方は色々ありますが、次の2パターンを覚えておけば、基本どんな用件でも応用できるでしょう。

[ Formal ]

The reason for my call today is _____.

[ Standard ]

I’m calling to/about _____.

フォーマルな感じでかなり丁寧に用件を伝えたい場合は「The reason for my call today is ~.」の形式を使うといいでしょう。そして「I’m calling to ~」と「I’m calling about ~」は最もスタンダードな言い回しで、両者ともに失礼な響きはなく、面識のある人ない人どちらに使ってもOKです。

I’m calling toの後は動詞、I’m calling aboutの後には名詞がフォローします。例えば「〜を相談したくご連絡させていただきました」は「I’m calling to discuss ~」、「イベントの件でご連絡させていただきました」は「I’m calling about the event.」のように表します。もし、折り返しの電話をしているのであれば「I’m returning a call from (名前）」もしくは「I’m returning (名前)’s call.」のようになります。

相手の時間を無駄にしないためにも、挨拶をした後は直ぐに用件を伝えるのがビジネス電話の基本マナーとなります。これまで紹介したフレーズをつなげれば、その一連の流れが完成します。

メッセージを残す

電話で話したかった担当者が不在だったため、伝言を残して欲しい、電話を折り返してほしい、または担当者の都合の良い時間帯を聞きたい、などの場合に使えるフレーズをご紹介します。まずは担当者に伝言を残したい時に使われる定番のフレーズが

Can I leave a message?
「伝言をお願いできますか？」

です。より丁寧でフォーマルに聞きたい場合は「Could/May I leave a message?」と表現しても構いませんが、シンプルに「Can I leave a message?」と伝える方が自然でしょう。「Can I leave a message?」と言った後に「Please tell him ~.（彼に〜をお伝えください）」や「Could you let her know ~?.（彼女に〜をお伝えいただけますか）」のような流れで伝言を伝えます。

また「leave a message」の代わりに「take a message」と表現することもできます。その場合は「Could you please take a message?」とお願いするのが一般的です。「Can I leave a message?」は「（自分が）伝言を残してもいいですか？」と言った意味合いになるのに対し、「Could you please take a message?」は「（あなたが）伝言を受け取っていただけますか？」といったニュアンスになることから「Could you please」の表現を使ってより丁寧な言い回しをしています。結局は同じことを言っているのですが、英語にも日本語のように気遣いの言い回しがあります。

そして、折り返しの電話をしてほしいときは、

Could you tell him to call me back, please?
「折り返しお願いできますでしょうか？」

もしくは

Could you tell her to that I called, please?
「電話があった旨お伝えいただけますか？」

自分からまた折り返したい場合は、

When is she going to be back?
「彼女はいつ頃お戻りでしょうか？」

I’ll call back later. / I’ll give him a call later.
「私から後ほどお電話いたします。」

When’s a good time to call back?
「いつ頃お電話を差し上げたらよろしいでしょうか？」

などの言い回しを覚えておくといいいでしょう。

 

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