第96回目のポッドキャストのテーマは「ビジネスメールの書き方」です。英語でビジネスメールを書く際、どのように書くべきか悩んだことはありませんか？今日の会話では、エディーさんが適切なビジネメールのエチケットと書き方について説明をします。今日から皆さんも活用できそうな、簡単な３つのステップを紹介してくれます。

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会話内容「ビジネスメールの書き方」

【Adam】You have any suggestions for people who are studying business English and they wanna (want to) write emails, uh to their bosses? Is that a field that, uh…

【Eddie】Yeah.

【Adam】…that you work in, and do you have any suggestions about that?

【Eddie】Um, absolutely. The thing is, um, first of all to identify, uh…if you’re writing in English I’m assuming that you’re writing to an English speaking boss, and, um there is within that, uh cultural differences between layers of bosses. To our immediate boss we would be more informal than we would to his manager or the manager above that.

【Adam】Mm hm.

【Eddie】Um…but specifically, I always advise this anytime anyone has to write anything is give yourself a thesis statement. We’re used to thinking of thesis statements as…for essays or for formal writing in school, but if you’re going to write an essay or going to write an email, stop and think of it like an essay. What is my point?

【Adam】Mm hm.

【Eddie】What is the thesis statement? State that very first in your essay and then write your supporting points. Why is, you know my thesis correct? So to my boss, “I believe that we should be allowed to take the holiday off for, uh the…the cherry trees flowering.” That’s my thesis. My point why I believe is because this is a traditional Japanese holiday and the cherry trees are very beautiful; because holidays and relaxation are important for maximum ability to perform at work. That time away is, is refreshing, and finally—oh.

【Adam】Uh, pardon me. In that scenario…

【Eddie】Mm hm.

【Adam】…can I tell my boss, uh that I think it’s important to be drinking sake underneath the sakura tree, uh during that day?

【Eddie】Yeah.

【Adam】Is that okay?

【Eddie】Probably not. (laughs)

【Adam】Why…why not?

【Eddie】The, the…the issue with, um what you wanna do on your free time is of course yours.

【Adam】I see.

【Eddie】But it’s always wise in business to keep some of what you do on your free time completely separate…

【Adam】Gotcha (got you).

【Eddie】…from your boss and his activities.

【Adam】That’s well-noted, thank you.

【Eddie】(laughs) But definitely. If you approach an email with that, with the statement of fact. “This is what I’m asking for,” or, “This is what I think,” and then you follow up with either, “Here’s the questions I have about what’s happening,” or, “Here’s the reasons why I think we should do something.”

【Adam】Mm hm.

【Eddie】And if you think of those points in advance, then writing the email becomes easy.

【Adam】Sure.

【Eddie】Because you’re creating your statement or your question, and then the responses, and then your wrap-up.

【Adam】Nice.

【Eddie】And that becomes very easy as an approach.

【Adam】Good one.

 

Questions of the day（今日の質問）

1. What is the first thing Eddie recommends you decide when writing a business email?
   ビジネスメールを書く際、最初に何を決めるべきだとエディーさんは勧めますか？
2. What is the second thing Eddie recommends deciding on when writing a business email?
   ビジネスメールを書く際、次に何を決めるべきだとエディーさんは勧めますか？
3. According to Eddie, is it always wise to include what you do on your free time in business emails?
   エディーさんによると、ビジネスメールにプレイベートな内容を含めたほうがいいのでしょうか？

 

Answers（解答）

1. She recommends finding a thesis statement for your email like one might for a school essay.
   学校の作文を書くように主題文を考えることをお勧めします。
2. After you identify your thesis statement, she recommends identifying supporting points for that thesis.
   主題文を考えてから、主題文を補う具体例や理由を述べることをお勧めします。
3. She says no, and that some of what you do on your free time should be kept to yourself.
   いいえ、プライベートなことはメールに書く必要がないと思っています。

 

Summary（要約）

Eddie offered valuable tips for writing business emails in English. She recommends anyone writing a business email to treat it somewhat like writing a school paper. First identify a point or thesis and then include supporting points.
エディーさんは、英語でビジネスメールを書く時に役立つ貴重なアドバイスをしました。ビジネスメールは、学校の作文を書くのと同じようにすればいいと勧めています。まずは主題文を考え、それを補う文を加えることです。

Adam asked Eddie about whether or not it is wise to include details about how one spends his or her free time off from work, and used drinking sake under the sakura tree as an example.
アダムさんは仕事外で過ごす時間や出来事を具体的にメールで述べるべきかをエディーさんに聞いていて、１つの例として、花見をしながらお酒を飲むことを挙げました。

Eddie doesn’t think you should include personal activities in business emails. The things that you do on your free time are probably best kept to yourself.
エディーさんは、プレイベートな出来事をビジネスメールに含めないほうがいいと考えています。そういった事は他の人に言う必要がないと思っています。

Eddie concluded by talking about the thesis and supporting points. She believes that writing out a thesis statement and supporting ideas before you begin writing an email will make writing business emails easy.
エディーさんは最後に、主題文とそれを補う文章について再度話しました。彼女は、メールを書き始める前に主題文と補足文を書き出すことでビジネスメールは簡単に書けると主張します。

 

Phrases of the day（今日のフレーズ）

1) I’m assuming _____（〜ですよね？）

◎ “Assume”は「推測する」や「仮定する」を意味することから、人の話を聞いたり、何かしらの状況を把握したりした際に、それらの情報を論理的にまとめたうえで「〜ってことですよね？」や「〜でしょう」のように、自分の見解を述べるニュアンスとして使われます。その他、 「多分〜だと思う」というニュアンスとしても使われます。

2) Think of it like _____（〜のように考える）

◎「Think of it like _____」は、何かを説明している時に、聞き手がイメージしやすいように「〜のように考えてごらん」や「こんな風に思ってみたら」といった意味合いとして使われます。今日の会話でエディーさんが「Think of it like an essay.」と言いましたが、ここでは「（ビジネスメールは）作文を書いているように捉えてごらん」を意味します。
◎「Think of it like this」または「Think of it this way」は「こういう風に考えてみたら」を意味するお決まりフレーズです。

3) Take a day off（一日休みを取る）

◎ “Day off”は「休暇」を意味し、仕事を1日だけ休む場合は「Take a day off」、数日間の場合は「Take a couple days off」と表現します。また、具体的な曜日や日付を示す場合は、「Take Monday off」のように“take” と“off”の間に休む日を入れます。
◎ 因に“Take time off”という言い方もありますが、この表現は育児休暇やハネムーン、家庭の事情などの理由で、仕事や学校を長期間休む場合に使われます。

4) Time away（〜から離れる）

◎ “Time away”は一時的に何かから離れることを意味します。また、離れることにより、そのことをしばらく忘れるニュアンスも含まれます。基本的に「Time away from _____」と表し、空欄に人や場所、出来事など離れる対象を入れて表現します。

5) Wrap up（切り上げる・完成させる）

◎ “Wrap up”は仕事やミーティングなどを切り上げることを意味する口語的な表現です。また、プロジェクトなどを完成させたり、仕上げたりする意味合いもあります。基本的に動詞として用いられますが、今日の会話では「締めくくり」を意味する名詞として使われています。

 

Vocabulary（単語）

• Immediate boss・・・直属の上司
• Thesis statement・・・主題文
• Well-noted・・・分かりました

Expressions（表現）

• First of all・・・まず
• Be used to・・・〜に慣れている
• Gotcha (Got you)・・・了解

登場人物紹介