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第96回「ビジネスメールの書き方」

Released: 2016.04.30

第96回目のポッドキャストのテーマは「ビジネスメールの書き方」です。英語でビジネスメールを書く際、どのように書くべきか悩んだことはありませんか?今日の会話では、エディーさんが適切なビジネメールのエチケットと書き方について説明をします。今日から皆さんも活用できそうな、簡単な3つのステップを紹介してくれます。

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会話内容「ビジネスメールの書き方」

【Adam】You have any suggestions for people who are studying business English and they wanna (want to) write emails, uh to their bosses? Is that a field that, uh…

【Eddie】Yeah.

【Adam】…that you work in, and do you have any suggestions about that?

【Eddie】Um, absolutely. The thing is, um, first of all to identify, uh…if you’re writing in English I’m assuming that you’re writing to an English speaking boss, and, um there is within that, uh cultural differences between layers of bosses. To our immediate boss we would be more informal than we would to his manager or the manager above that.

【Adam】Mm hm.

【Eddie】Um…but specifically, I always advise this anytime anyone has to write anything is give yourself a thesis statement. We’re used to thinking of thesis statements as…for essays or for formal writing in school, but if you’re going to write an essay or going to write an email, stop and think of it like an essay. What is my point?

【Adam】Mm hm.

【Eddie】What is the thesis statement? State that very first in your essay and then write your supporting points. Why is, you know my thesis correct? So to my boss, “I believe that we should be allowed to take the holiday off for, uh the…the cherry trees flowering.” That’s my thesis. My point why I believe is because this is a traditional Japanese holiday and the cherry trees are very beautiful; because holidays and relaxation are important for maximum ability to perform at work. That time away is, is refreshing, and finally—oh.

【Adam】Uh, pardon me. In that scenario…

【Eddie】Mm hm.

【Adam】…can I tell my boss, uh that I think it’s important to be drinking sake underneath the sakura tree, uh during that day?

【Eddie】Yeah.

【Adam】Is that okay?

【Eddie】Probably not. (laughs)

【Adam】Why…why not?

【Eddie】The, the…the issue with, um what you wanna do on your free time is of course yours.

【Adam】I see.

【Eddie】But it’s always wise in business to keep some of what you do on your free time completely separate…

【Adam】Gotcha (got you).

【Eddie】…from your boss and his activities.

【Adam】That’s well-noted, thank you.

【Eddie】(laughs) But definitely. If you approach an email with that, with the statement of fact. “This is what I’m asking for,” or, “This is what I think,” and then you follow up with either, “Here’s the questions I have about what’s happening,” or, “Here’s the reasons why I think we should do something.”

【Adam】Mm hm.

【Eddie】And if you think of those points in advance, then writing the email becomes easy.

【Adam】Sure.

【Eddie】Because you’re creating your statement or your question, and then the responses, and then your wrap-up.

【Adam】Nice.

【Eddie】And that becomes very easy as an approach.

【Adam】Good one.

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Questions of the day(今日の質問)

  1. What is the first thing Eddie recommends you decide when writing a business email?
    ビジネスメールを書く際、最初に何を決めるべきだとエディーさんは勧めますか?
  2. What is the second thing Eddie recommends deciding on when writing a business email?
    ビジネスメールを書く際、次に何を決めるべきだとエディーさんは勧めますか?
  3. According to Eddie, is it always wise to include what you do on your free time in business emails?
    エディーさんによると、ビジネスメールにプレイベートな内容を含めたほうがいいのでしょうか?

 

Answers(解答)

  1. She recommends finding a thesis statement for your email like one might for a school essay.
    学校の作文を書くように主題文を考えることをお勧めします。
  2. After you identify your thesis statement, she recommends identifying supporting points for that thesis.
    主題文を考えてから、主題文を補う具体例や理由を述べることをお勧めします。
  3. She says no, and that some of what you do on your free time should be kept to yourself.
    いいえ、プライベートなことはメールに書く必要がないと思っています。

 

Summary(要約)

Eddie offered valuable tips for writing business emails in English. She recommends anyone writing a business email to treat it somewhat like writing a school paper. First identify a point or thesis and then include supporting points.
エディーさんは、英語でビジネスメールを書く時に役立つ貴重なアドバイスをしました。ビジネスメールは、学校の作文を書くのと同じようにすればいいと勧めています。まずは主題文を考え、それを補う文を加えることです。

Adam asked Eddie about whether or not it is wise to include details about how one spends his or her free time off from work, and used drinking sake under the sakura tree as an example.
アダムさんは仕事外で過ごす時間や出来事を具体的にメールで述べるべきかをエディーさんに聞いていて、1つの例として、花見をしながらお酒を飲むことを挙げました。

Eddie doesn’t think you should include personal activities in business emails. The things that you do on your free time are probably best kept to yourself.
エディーさんは、プレイベートな出来事をビジネスメールに含めないほうがいいと考えています。そういった事は他の人に言う必要がないと思っています。

Eddie concluded by talking about the thesis and supporting points. She believes that writing out a thesis statement and supporting ideas before you begin writing an email will make writing business emails easy.
エディーさんは最後に、主題文とそれを補う文章について再度話しました。彼女は、メールを書き始める前に主題文と補足文を書き出すことでビジネスメールは簡単に書けると主張します。

 

Phrases of the day(今日のフレーズ)

1) I’m assuming _____(〜ですよね?)

◎ “Assume”は「推測する」や「仮定する」を意味することから、人の話を聞いたり、何かしらの状況を把握したりした際に、それらの情報を論理的にまとめたうえで「〜ってことですよね?」や「〜でしょう」のように、自分の見解を述べるニュアンスとして使われます。その他、 「多分〜だと思う」というニュアンスとしても使われます。

  • I’m assuming he has a side job. He can’t make a living off of just YouTube.(彼はアルバイトをしているんですよね?YouTubeだけでは生計を立てられないでしょう。)
  • It’s a holiday today. I’m assuming they’re closed.(今日は祝日なので、多分あの店は閉まっていると思う。)
  • In this day and age, I’m assuming most high school kids have smartphones.(現代では、ほとんどの高校生がスマートフォンを持っているでしょう。)

2) Think of it like _____(〜のように考える)

◎「Think of it like _____」は、何かを説明している時に、聞き手がイメージしやすいように「〜のように考えてごらん」や「こんな風に思ってみたら」といった意味合いとして使われます。今日の会話でエディーさんが「Think of it like an essay.」と言いましたが、ここでは「(ビジネスメールは)作文を書いているように捉えてごらん」を意味します。
◎「Think of it like this」または「Think of it this way」は「こういう風に考えてみたら」を意味するお決まりフレーズです。

  • Think of learning English like running a marathon. It’s extremely challenging but worth it.(英語学習はマラソンみたいなものです。非常に困難ですが、それだけやりがいがあります。)
  • Think of surfing like riding a bicycle. You’ll fall a couple times but once you get the hang of it, you’ll never forget it.(サーフィンを自転車に乗るのと同じように考えてごらん。最初は何回か転ぶけど、一度コツをつかんだら一生忘れないよ。)
  • Think of it this way. It might be expensive but it will last for a long time.(こんな風に考えてみたら?高いかもしれないけど、長持ちするってさ。)

3) Take a day off(一日休みを取る)

◎ “Day off”は「休暇」を意味し、仕事を1日だけ休む場合は「Take a day off」、数日間の場合は「Take a couple days off」と表現します。また、具体的な曜日や日付を示す場合は、「Take Monday off」のように“take” と“off”の間に休む日を入れます。
◎ 因に“Take time off”という言い方もありますが、この表現は育児休暇やハネムーン、家庭の事情などの理由で、仕事や学校を長期間休む場合に使われます。

  • I was wondering if I could take the day off tomorrow.(明日お休みをいただきたいのですが。)
  • I took Friday off so I have a three-day weekend this week.(金曜日は休暇を取ったので、今週末は三連休です。)
  • I decided to take some time off from work to spend more time with my family.(家族ともっと時間を過ごすために、しばらく仕事を休むことにしました。)

4) Time away(〜から離れる)

◎ “Time away”は一時的に何かから離れることを意味します。また、離れることにより、そのことをしばらく忘れるニュアンスも含まれます。基本的に「Time away from _____」と表し、空欄に人や場所、出来事など離れる対象を入れて表現します。

  • You need some time away from work. Take a vacation and go on a trip.(しばらくの間、仕事から離れたほうがいいよ。休暇を取って旅行でも行ったら。)
  • Sometimes it’s nice to spend time away from our kids.(たまには子育てから離れて時間を過ごすのもいいね。)
  • I think you need time away from him.(彼のことはしばらく忘れたほうがいいと思う。)

5) Wrap up(切り上げる・完成させる)

◎ “Wrap up”は仕事やミーティングなどを切り上げることを意味する口語的な表現です。また、プロジェクトなどを完成させたり、仕上げたりする意味合いもあります。基本的に動詞として用いられますが、今日の会話では「締めくくり」を意味する名詞として使われています。

  • Let’s wrap it up and go home.(この辺で切り上げて帰りましょう。)
  • Let’s wrap up this meeting.(このミーティングをそろそろ終わらせましょう。)
  • We wrapped up the project last night. It feels good to be done.(昨日、そのプロジェクトをやり遂げました。終わると気持ちいですね。)

 

Vocabulary(単語)

  • Immediate boss・・・直属の上司
  • Thesis statement・・・主題文
  • Well-noted・・・分かりました

Expressions(表現)

  • First of all・・・まず
  • Be used to・・・〜に慣れている
  • Gotcha (Got you)・・・了解

登場人物紹介

Adam Green(カフェトーク)

Adam Green

オンライン英会話レッスン「カフェトーク」に在籍する英語講師。これまで日本を含め10年以上にわたって英語講師としての経験があり、用途に応じて楽しく効果的なレッスンを提供してくれます!→ カフェトークのプロフィールはこちら

    
            
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コメント

  1. ヒロ より:

    いつも楽しく学習させていただいております。スマートフォンページの過去の放送回が見れないのですが、ページ上の不具合でしょうか?
    最近第1回から学習しておりますので過去の放送回についても観れると助かります。

    • Jun より:

      ヒロさん

      こんにちは。いつもHapa英会話で学習していただき、ありがとうございます!スマートフォンで過去のエピソードを見る場合、一番下の「このカテゴリーからもっと読み込む」をクリックするか、「第1回」や「第2回」など学習したいエピソード番号をサイト内で検索する必要があります。

  2. Mami より:

    はじめまして。ワーキングホリデーでバンクーバー在住のものです。いつもPodcastを楽しみに聞かせてもらっています。
    今日のフレーズがわかりやすく解説されているので、頭に入りやすく、ボキャブラリーを増やしやすく助かっています。

    ところで、Junさんがカープの試合を観に行った話が出てきたので、1週間遅くなりましたが、嬉しくてコメントしています。
    カープファンとしては、ファンでは無いのに球場に観に来てくれ、さらにすごく楽しんでくれた話を聞くととても嬉しかったです。広島なので時々外国からの観光客も観に来ていますが、楽しめているかいつもこちらが心配になっていたので。勝ってくれてよかったです(笑)

    それでは、これからもPodcastとYouTubeも楽しみにしています。
    Take it easy!

    • Jun より:

      Mamiさん

      こんにちは。コメントありがとうございます。広島カープの試合、本当に最高でした!日本は色々とまわりましたが、カープの試合が最も印象深く、今でも気がつくと「カープ、カープ、カープ、広島、広島、カープ〜」って一人で歌っています(笑)I’m a fan of the Carps now 🙂 Go Carps!

  3. akko より:

    こんにちは。いつも楽しいコンテツをありがとうございます。
    一つ質問なのですが、What is the second thing Eddie recommends deciding on when writing a business email?
    この文章のdeciding onにはonがつきますが、recommend you decideの方には
    つかないのですか?

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